W świetle ustawy o gospodarce gruntami, polega ona na wykonywaniu rutynowych czynności w zakresie obsługi nieruchomości i utrzymania jej w gotowości eksploatacyjnej w należytym stanie zgodnie z jej przeznaczeniem, jak również do uzasadnionego inwestowania w tę nieruchomość. Zarządzanie może zostać powierzone zarządcy – osobie fizycznej lub innemu podmiotowi – przez właściciela, wspólnotę mieszkaniową czy jednostkę, której przysługuje prawo do nieruchomości, na podstawie umowy o zarządzanie.

Zarządca jest uprawniony do podejmowania czynności do których należy:

• prowadzenie odpowiedniej dokumentacji
• prowadzenie wykazu lokali i ich właścicieli
• zlecanie kontroli technicznych
• dokonywanie bieżących napraw,
• dbanie o porządek i czystość,
• konserwowanie urządzeń wspólnego użytku – wind, domofonów itp.,
• pobieranie czynszów i innych opłat,
• wpłacanie należności za nieruchomość do właściwych jednostek
• powoływanie zebrań właścicieli nieruchomości i ich obsługa

Lista pełnych obowiązków wyszczególniona jest w dziale oferta/ administrowanie tutaj (link do oferty)

Czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu zarządca może wykonywać po uzyskaniu zgody właściciela nieruchomości. Będą to np.: sprawy związane z przeprowadzeniem generalnego remontu, podnajęciem części nieruchomości, zmiany jej przeznaczenia, itp. Umowa może w każdym przypadku modyfikować zakres czynności obciążających zarządcę oraz ustalać czynności, których nie może on dokonywać samodzielnie.

Zawodowy Zarządca Licencjonowany, podlega nie tylko odpowiedzialności cywilnej za wywiązywanie się ze swoich obowiązków, ale także odpowiedzialności zawodowej przed Prezesem Urzędu Mieszkalnictwa.

Szczególny sposób zarządu przewidziany został w ustawie o własności lokali.
Czynności zwykłego zarządu podejmowane są samodzielnie przez zarząd wspólnoty, zaś czynności przekraczające ten zakres – za zgodą właścicieli lokali wyrażoną w formie uchwały.

Przy Małych Wspólnotach Mieszkaniowych (nie jest większa niż 7  lokali) zarząd nieruchomością wspólną  podlega przepisom kodeksu cywilnego o współwłasności o ile nie ma innej umowy sporządzonej przez właścicieli lokali.

Duże Wspólnoty Mieszkaniowe (liczba lokali jest większa niż 7) są zarządzane na podstawie przepisów o własności lokali. Wynikiem czego właściciele są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu, który jako organ wspólnoty mieszkaniowej będzie zarządzał nieruchomością wspólną. Zarząd może to czynić osobiście, lub za pośrednictwem wyspecjalizowanego podmiotu, administratora, któremu powierzy czynności zarządu w drodze umowy o zarządzanie.

Właściciele lokali mogą samodzielnie określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności – mogą powierzyć jej zarząd osobie fizycznej lub prawnej (administratorowi).

Delegacja uprawnień do kierowania i realizacji  spraw wspólnoty mieszkaniowej i reprezentowania ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali powinno zostać uregulowane w umowie na zarządzanie nieruchomością między zarządem a firmą która podejmuje się świadczyć takie usługi na rzecz wspólnoty.

Wspólnota mieszkaniowa to w rodzaj zrzeszenia właścicieli mieszkań będących częścią  jednego budynku lub nieruchomości.

Głównym celem jej powstania jest przypisanie odpowiedzialności za część wspólna nieruchomości, ogólne zasady funkcjonowania oraz kwestie rozliczeń dla całości  np. opłaty za światło na klatce schodowej czy podwórku, remonty, rozliczanie mediów przynależne do całego budynku czy ustalanie zasad rozliczeń poszczególnych lokali.

Zasady, na jakich działa wspólnota, określa ustawa o własności lokali.

Wspólnotę mieszkaniową tworzą wszyscy właściciele, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości (art. 6 u.w.l.). Wspólnota mieszkaniowa powstaje ex lege, czyli z mocy samego prawa, z chwilą ustanowienia odrębnej własności pierwszego lokalu i do jej powstania nie jest wymagana żadna umowa między właścicielami lokali ani uchwała przez nich podejmowana. (tak m.in. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 9 czerwca 2005 r., sygn. akt: III CZP 33/05, w wyroku z dnia 14 marca 2013 r., sygn. akt I CSK 379/12; Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 7 czerwca 2006r., sygn. akt: II OSK 899/05, w wyroku z dnia 21 czerwca 2006r., sygn. akt: II OSK 909/05). Decydujące dla powstania wspólnoty mieszkaniowej jest zatem wyodrębnienie i przeniesienie własności pierwszego samodzielnego lokalu w konkretnej nieruchomości (tak Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 19 lutego 2013 r., sygn. akt I FSK 585/12). Do powstania wspólnoty mieszkaniowej poza odrębnością lokalu niezbędne jest to, aby właścicielem wyodrębnionego lokalu pozostawał inny podmiot niż właściciel pozostałej części nieruchomości (tak w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 lutego 2013 r., sygn. akt: I FSK 585/12).

We wspólnocie wyróżniamy 3 funkcjonalne podmioty, które mają wpływ na jej funkcjonowanie i odpowiedzialność za poszczególne obowiązki.  Są to:

• właściciele (ogólne zebranie właścicieli),
• zarząd wspólnoty

Każdy z powyższych ma określone lub nadane obowiązki i uprawnienia.
Właściciele lokali (zebranie ogółu właścicieli) ma uprawnienia:

• przyjmowania rocznych planów gospodarczych
• ustalania wysokości zaliczek na poczet utrzymania części nieruchomości wspólnej
• udzielania absolutorium zarządowi
• zatwierdzania wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej
• sprzedaży nieruchomości
• obciążania nieruchomości prawami osób trzecich
• zmiany przeznaczenia części wspólnych nieruchomości
• udzielenia zgody na przebudowę, nadbudowę lub adaptację nieruchomości oraz na zmianę wysokości udziału w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego
• dokonania podziału nieruchomości wspólnej obejmującej grunt w części niezabudowanej
• wytoczenie powództwa przeciwko właścicielowi z żądaniem sprzedaży lokalu w drodze licytacji, na podstawie kodeksu cywilnego, czy w jakiejkolwiek innej sprawie z powództwa cywilnego
• udzielenia innym podmiotom w imieniu Wspólnoty jakichkolwiek gwarancji, pożyczek, poręczeń i zaciągania innych zobowiązańZarząd wspólnoty jest upoważniony do wszelkich czynności zwykłego zarządu a w szczególności:

• kierowanie sprawami wspólnoty i reprezentowanie jej na zewnątrz
• podpisywanie oświadczeń woli za wspólnoty
• wykonywanie uchwał zebrania właścicieli
• dokonywanie rozliczeń przez rachunek bankowy
• dysponowania środkami zgromadzonymi na koncie bankowym Wspólnoty
• składania właścicielom rocznego sprawozdania ze swojej działalności
• zwoływania zebrań ogółu właścicieli
• nadzór nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków administratora

Do zadań administratora należy:

• dbanie z należytą starannością o stan nieruchomości, zgodnie z przepisami ustaw Prawo budowlane z 7 VII 1994 r. poprzez prowadzenie prawidłowej gospodarki remontowo – budowlanej oraz pilnowanie bieżących konserwacji powierzonego budynku i urządzeń w nim się znajdujących
• dbanie o utrzymanie w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń budynku służących do wspólnego użytku mieszkańców wraz z przynależnym do budynku terenem, chodnikiem
• nadzór nad pracą osób pełniących obowiązki na terenie nieruchomości
• realizacja planu remontów zatwierdzonych przez Zebranie Wspólnoty
• nadzór nad umowami zawartymi przez Wspólnotę na dostawę energii elektrycznej, cieplnej, gazu, zimnej wody, domofonu, wywóz śmieci oraz kontrolowanie wykonania warunków umownych, ponadto rozliczenie należności z nich wynikających i innych wg ustaleń
• rozliczanie zaliczek wszystkich lokali wg rocznego planu kosztów uchwalonych przez Wspólnotę stosownie do umów zawartych z dostawcami usług
• zapewnienie prowadzenia dla Wspólnoty obsługi księgowo-finansowej, zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 sierpnia 1998 „w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych
• oraz innych obowiązków wynikających z ustaleń z odrębnych ustaleń

Lista pełnych obowiązków wyszczególniona jest w dziale oferta/ administrowanie tutaj (link do oferty)

Nie ma czegoś takiego jak zarządzanie wspólnotą mieszkaniową, jest jedynie zarządzanie nieruchomością wspólną będącą przedmiotem współwłasności łącznej właścicieli lokali tworzących wspólnotę mieszkaniową.

Sposób zarządu nieruchomością wspólną, w przypadku tak „małej”, jak i „dużej” wspólnoty mieszkaniowej, może zostać określony przez właścicieli lokali w stosownej umowie, o której mowa w art. 18 ust. 1 u.w.l. (umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej przez właścicieli lokali w okresie późniejszym w formie aktu notarialnego). Sposób ten może być następnie zmieniany dowolną ilość razy na podstawie uchwał właścicieli lokali zaprotokołowanych przez notariusza (art. 18 ust. 2a u.w.l.).

Ustawowy sposób zarządu nieruchomością wspólną, określony w art. 19 albo w art. 20 i następne u.w.l., będzie miał zastosowanie jedynie w sytuacji braku umownego określenia sposobu zarządu nieruchomością wspólną przez właścicieli (art. 18 ust. 3 u.w.l.).

Wspólnota mieszkaniowa może zostać podzielona lub połączona z inną wspólnotą zgodnie z obowiązującymi przepisami wg ściśle określonej procedury. Zgodnie z art.22 ust.3 pkt.6 ustawy o własności lokali zarówno podział jak połączenie wspólnot mieszkaniowych wymaga zgody właścicieli lokali jako czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu a sam proces jest dość złożony i skomplikowany. Decyzję taką wspólnoty podejmują poprzez podjęcie stosownej uchwały o wyrażeniu zgody na podział lub połączenie.  W obydwu tych przypadkach należy pamiętać o konsekwencjach i możliwych skutkach takiej decyzji. W przypadku podziału bardzo często chęć wydzielenia się odrębnej wspólnoty jest związana ze sporami sąsiedzkimi. Należy jednak zwrócić uwagę , iż w przypadku kiedy tworzenie więcej niż jednej wspólnoty w częściach budynku nie jest połączone z posiadaniem odrębnych instalacji powoduje tylko problemy i nierzadko większe konflikty i spory sądowe związane z rozliczeniami.

Podział wspólnoty mieszkaniowej:  

Wyodrębnienie nowej wspólnoty wymaga dokonania podziału części wspólnej – zarówno działki pod budynkiem  a także samego budynku. Podstawą określenia zasięgu danej  wspólnoty jest działka geodezyjna stanowiąca nieruchomość wspólną.

Współwłaściciele mogą dokonać podziału  nieruchomości, polegającego na wydzieleniu z dotychczasowej nieruchomości dwóch lub więcej zabudowanych działek.
Nieruchomość gruntowa może być podzielona, jeżeli na tej nieruchomości położony jest więcej niż jeden budynek, a przynajmniej w jednym z nich wyodrębniono własność lokalu – ogólnie mówiąc na nieruchomości podlegającej podziałowi powinny istnieć co najmniej dwa lokale mieszkalne.

Dokonując podziału działki pod budynkiem można także podzielić  sam budynek (np. w przypadku chęci podzielenia w ramach jednej zabudowy) za pomocą tzw. podziału pionowego budynku i w ten sposób w jednym budynku mogą powstać dwie lub więcej  wspólnoty mieszkaniowe. Podział pionowy polega w praktyce na przedzieleniu działki i budynku jedną linią pionową w taki sposób by w wyniku podziału powstały co najmniej dwie działki i dwa niezależne usadowione na jednym fundamencie budynki połączone jedną ścianą. Taki podział jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy linia podziału działki przebiega przez ścianę budynku, dzieląc go na regularne  i samodzielne części. Może to być ściana już istniejąca lub wykonana na potrzeby podziału – musi ona przebiegać przez wszystkie kondygnacje i musi być na tej samej linii co podział działki.

Procedura podziału budynku  wraz z działką jest niemal identyczna jak procedura podziału samej działki i  dokonać jej może tylko uprawiony geodeta na zlecenie właściciela. Inne czynności jakich należy dokonać wynikają z koniecznych przeróbek w celu jego fizycznego podziału samej nieruchomości.

Podział odbywa się przez podjęcie uchwały przez właścicieli, zgodnie z którą określona jest część nieruchomości gruntowej wraz z budynkiem mieszkalnym i wyodrębnionymi w nim nieruchomościami lokalowym i od wyznaczonego momentu stają  się one odrębną wspólnotą mieszkaniową.

W praktyce przeprowadzenie podziału wspólnoty jest trudne do zrealizowania z uwagi na konieczność zebrania głosów do podjęcia samej uchwały. Wymaga bowiem uzyskania zgody właścicieli lokali we wszystkich budynkach których podział ma dotyczyć nie większością a z zasadą jednomyślności.

Konsekwencją dla właścicieli lokali jest też zmiana ich udziału w nieruchomości wspólnej i zmiana przedmiotu tej współwłasności. Co do zasady udział ten wzrośnie ale będzie dotyczyć nieruchomości wspólnej mniejszej niż przed podziałem i składającej się z nieco innych składników.

Sama decyzja o podziale jak również dokonanie podziału geodezyjnego nieruchomości wspólnej wymaga uchwały podjętej nie większością głosów a jednomyślności wszystkich właścicieli lokali. W przypadku jej braku, właściciele lokali, których udziały wynoszą co najmniej połowę, mogę żądać rozstrzygnięcia przez sąd. Uchwała powinna  określać też nowe wspólnoty mieszkaniowe oraz wyrazić zgodę na dokonanie zmiany wysokości udziałów w nieruchomościach wspólnych.

Uchwała zatem  powinna  określać też nowe wspólnoty mieszkaniowe oraz wyrazić zgodę na dokonanie zmiany wysokości udziałów w nieruchomościach wspólnych.

Uchwała o zmianie wysokości udziałów musi zostać podjęta i zaprotokołowana w obecności notariusza oraz zawierać umocowanie dla zarządów do zawarcia stosownego aktu notarialnego. Na bazie takiej uchwały zarząd wspólnoty może zlecić opracowanie nowej inwentaryzacji  zawierającej określenie nowych nieruchomości wspólnych i nowych udziałów właścicieli lokali. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej na podstawie pełnomocnictwa właścicieli zawiera akt notarialny, w którym dokonuje, na podstawie inwentaryzacji, określenia nowych nieruchomości wspólnych i nowych udziałów właścicieli lokali w nieruchomościach wspólnych. Notariusz kieruje też wniosek do sądu o podział nieruchomości wspólnej założenie odrębnych ksiąg wieczystych dla nowych wspólnot, wpisanie nowych udziałów właścicieli lokali oraz skorygowanie wpisów w księgach wieczystych lokalowych.

Połączenie wspólnot mieszkaniowych:

Połączenie wspólnot mieszkaniowych wydaje się czynnością dużo mniej skomplikowaną jednak tak jak i jej podział jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu.

Właściciele obu wspólnot mieszkaniowych muszą podjąć uchwały, w których wyrażają zgodę na połączenie oraz na zmianę wysokości udziałów we wspólnej nieruchomości. Uchwały o wyrażeniu zgodny na połączenie wspólnot muszą zostać podjęte i zaprotokołowane w obecności notariusza oraz zawierać umocowanie dla zarządów do zawarcia stosownych aktów notarialnych. Na podstawie tej uchwały zarządy wspólnot mogą dokonać opracowania nowej inwentaryzacji, zawierającej określenie nowej nieruchomości wspólnej i nowych udziałów właścicieli lokali w tej nieruchomości oraz podpisać w tym zakresie akt notarialny. W konsekwencji połączenia notariusz kieruje wniosek do sądu o przeniesienie nieruchomości do jednej księgi wieczystej oraz o wpisanie nowych udziałów właścicieli poszczególnych lokali w nieruchomości wspólnej. Tak jak w przypadku podziału obowiązuje zasada jednomyślności przy podejmowaniu uchwały o zgody na połączenie.

Zarządca i administrator nieruchomości działa wg przepisów określonych następujących aktów prawnych:

• Ustawa o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r.
• Ustawa Kodeks Cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 r.
• Komunikat Ministra Budownictwa z dnia 6 grudnia 2006 r.w sprawie uzgodnienia standardów zawodowych zarządców nieruchomości

Obowiązek zwołania  zebrania właścicieli lokali  co najmniej raz w roku w terminie do końca marca każdego roku kalendarzowego leży po stronie,  na wybranym przez właścicieli lokali zarządzie lub na zarządcy, któremu właściciele lokali powierzyli zarząd nieruchomością wspólną w umowie zawartej na podstawie art. 18 ust. 1 z dnia 24 czerwca 1995 r. (obowiązek ten wynika z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1995 r. o własności lokali)

Natomiast w przypadku gdy ww. zarząd lub zarządca, nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w tym terminie, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli. (do zwoływania zebrań zastosowanie mają przepisy art. 32 ust. 1 i 2 ustawy o własności lokali.)

Wraz z końcem marca minął termin odbywania corocznych zebrań właścicieli lokali. Jednak nie wszystkie wspólnoty mieszkaniowe, które miały taki obowiązek odbyły coroczne zebrania w tym terminie.

Przedmiotem corocznego zebrania właścicieli lokali powinny być w szczególności (zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o własności lokali):

1. uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu
2. ocena pracy zarządu
3. sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium

Na zebraniu mogą też być rozpatrywane inne kwestie, jednak tylko te określone powyżej należy rozpatrzyć obowiązkowo.

We wspólnotach mieszkaniowych, w których wybrany przez właścicieli lokali zarząd zlecił zarządzanie nieruchomością wspólną na mocy odrębnej umowy firmie lub osobie zarządzającej (osobie fizycznej lub prawnej) lub zlecił na podstawie takiej umowy niektóre czynności z zakresu zarządzania nieruchomością wspólną, za wykonanie tego zlecenia odpowiada przed właścicielami zarząd, który zlecił zarządzanie. Odrębna odpowiedzialność osoby lub firmy zarządzającej powinna zostać określona w umowie.

Podobnie, to zarząd (a nie zarządca działający na zlecenie zarządu) przedstawia właścicielom lokali sprawozdanie ze swojej działalności i to zarządowi (a nie działającemu na zlecenie zarządu zarządcy) właściciele lokali udzielają absolutorium na corocznym zebraniu (ewentualnie absolutorium nie udzielają).
We wspólnotach mieszkaniowych, w których  nieruchomością wspólną zarządza zarządca (osoba prawna lub fizyczna), któremu właściciele lokali powierzyli zarząd na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali, wymogi powyższe, zamiast wybranego zarządu dotyczą odpowiednio wynajęty zarządcy (por. art. 33 ustawy o własności lokali).

W nieruchomościach gdzie  nie funkcjonuje  wybrany przez właścicieli  zarząd, ani zarządca, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną w oparciu o art. 18 ust. 1 ww. ustawy doroczne zebrania właścicieli lokali nie muszą być zwoływane. Dotyczy Małych Wspólnot Mieszkaniowych, które funkcjonują w nieruchomościach mieszczących mniej niż 7 samodzielnych lokali i w których właściciele lokali sami bezpośrednio sprawują zarząd nieruchomością wspólną w oparciu o art. 19 ustawy o własności lokali (do którego to zarządu mają zastosowanie przepisy K.c. i K.p.c. o współwłasności)

Zarząd lub zarządca podejmuje samodzielnie czynności zwykłego zarządu, robi więc wszystko, co wiąże się z załatwieniem bieżących spraw.  W tym zawiera umowy o dostawę energii, wody i innych usług dla nieruchomości wspólnej, prowadzi ewidencję. Także przygotowuje roczne sprawozdania finansowe i plany gospodarcze, realizuje uchwały wspólnoty, organizuje zebrania, przygotowuje projekty uchwał, organizuje prace porządkowe i remontowe.

W przypadku spraw istotnych tj. w sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu Zarząd nie może podejmować decyzji samodzielnie i potrzebuje zgody właścicieli lokali podjętej w drodze zatwierdzonej uchwały. Uchwały właścicieli lokali są podejmowane na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd.

Zatem ważnym aspektem przy podejmowaniu decyzji jest  rozróżnienie, czy dane czynności należą do zwykłego zarządu, czy go przekraczają. Pierwsze zwykle dotyczą bieżącej eksploatacji nieruchomości, drugie spraw istotnych dla wspólnoty.

Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu tj. do spraw istotnych  zalicza się przede wszystkim:

• ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,
• przyjęcie rocznego planu gospodarczego,
• ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu,
• zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
• udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu,
• udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej,
• dokonanie podziału nieruchomości wspólnej,
• nabycie nieruchomości,
• wytoczenie powództwa właścicielowi mieszkania zalegającemu z opłatami lub wykraczającemu w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo swoim niewłaściwym zachowaniem czyniącemu uciążliwym korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej,
• ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które będą zaliczane do kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
• udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych,
• określenie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.*

źródło:www.krn.pl

Najczęściej powodem podjęcia decyzji o współpracy z profesjonalną firmą zarządzającą i administrującą jest przejęcie od właścicieli nieruchomości i/lub jej zarządu problemów związanych ze złożonością obsługi nieruchomości i jej ciągłością. Usługa zarządzania nieruchomościami jest usługą ciągłą, a nieruchomość nie może sobie pozwolić na brak dostępności zarządcy np. w czasie urlopu lub choroby np. przez dwa tygodnie. w tym czasie może się wiele zdarzyć, gdzie tylko czasami jedynie zarządca może pomóc. Współpraca z firmą rozwiązuje ten problem. Odpowiedni system pracy umożliwiający informowanie na bieżąco o tym co się dzieje na nieruchomości swoich potencjalnych zastępców, sprawia że najważniejsze zadania wpływające na bezpieczeństwo nieruchomości będą wykonane.
Ponadto zarządcy pracujący w jednej firmie mają szansę na bieżącą wymianę swoich doświadczeń, opinii i korzystania z dorobku swoich współpracowników. Bieżąca pomoc prawnika, informatyka, specjalisty z zakresu budownictwa, finansów czy ubezpieczeń ma bardzo istotny wpływ na oferowanie usługi zarządzania na najwyższym poziomie. Pojedynczy zarządca zdany jest jedynie na wykupienie takiej konsultacji na rynku, co niestety jest droższe a przy minimalizacji kosztów naraża właścicieli na straty.

Bardzo ważnym wydaje się aspekt doświadczenia. Ma to wpływ nie tylko na koszty, wygodę ale bardzo często na bezpieczeństwo użytkowania. Firma zarządzająca nieruchomościami, istniejąca na rynku od wielu lat, dokładnie orientuje się, który specjalista ma najlepszą wiedzę i doświadczenie. Wykorzystując swoją pozycję ma dostęp do wiedzy eksperckiej w atrakcyjniejszych cenach, co bezpośrednio przekłada się na koszty funkcjonowania nieruchomości a bardzo często jej czas reakcji jest znacznie szybszy.

W przypadku powstałej szkody w wyniku  zaniedbania i błędu, trzeba pamiętać, że firmy są w stanie zaoferować dużo większą sumę ubezpieczenia OC swojej działalności niż pojedynczy zarządca.

Istotnym elementem pracy zarządcy na nieruchomości jest zapewnienie odpowiedniej jakości obsługi księgowo-finansowej nieruchomości. Sama wspólnota nie jest w stanie  prowadzić dedykowanej obsługi finansowej w taki sam sposób jak w spółkach. Są to odrębne, uproszczone zasady wymagające znajomości specyfiki wspólnot mieszkaniowych, w których biura zwykłe księgowe nie zawsze się sprawdzają. Firma zajmująca się zarządzaniem nieruchomościami zatrudnia osoby, które dokładnie poznały specyfikę finansów nieruchomości i są wyspecjalizowane w tym dość wąskich i unikalnych aspektach rozliczeń finansowych, co może przynieść wymierne korzyści lub uniknąć niepotrzebnych strat.

Poza wymienionymi standardowymi obowiązkami należącymi do administratora nieruchomości, mogą zdarzyć się sytuacje nadzwyczajne. Są to nagłe wypadki lub potrzeby nie określone ani prawem ani zwyczajami dobrego administrowania. Występują one rzadko, ale praktycznie w każdej nieruchomości do nich dochodzi (np. doradztwo, audyty, indywidualna pomoc właścicielom lokali, niestandardowa pomoc prawna, poszukiwanie możliwości zarobkowych dla nieruchomości, zarządzanie lokalami pod wynajem i wiele innych)

Ponadto ciągły nacisk konkurencji generuje dużo więcej możliwości do oferowania właścicielom i zarządom ciekawych pomysłów na obsługę nieruchomości. Pojedynczy zarządca nie uczestniczy w tak bezpośredniej konfrontacji, ponieważ jego konkurent nie jest dokładnie określony a kompetencje i możliwości ograniczone . Z racji lepszej identyfikowalności firmy na rynku i chęci budowania dobrego wizerunku, firma nie ma innego wyjścia jak świadczyć swoje usługi na odpowiednio wysokim poziomie i wychodzić naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów.